Les missions au forfait se distinguent des missions en régie par le fait que le budget et les livrables sont définis au contrat. La société a alors une obligation de résultat et non de moyen. Le KPI suivi est la marge prévisionnelle / constatée à l’atterrissage du projet.

Pour bien réaliser le suivi d'une affaire au forfait, une synthèse est mise à disposition :

module "Ventes" > onglet "Affaires" > clique sur l'intitulé de l'affaire souhaitée.

Astuce : Pour retrouver plus rapidement une affaire au forfait vous pouvez utiliser le filtre "forfait" / "régie" dans la vue liste des affaires.

-- Que peut-on suivre ?

Sur chaque affaire, vous retrouvez une synthèse des principaux indicateurs sur plusieurs axes :

  • Vendu : L'ensemble des éléments définis dans la colonne "Vendu" correspondent aux éléments contractualisés ou définis pour la contractualisation avec le client.
  • Budget revisé : Il s'agit des éléments revus suite à validation du contrat. On peut estimer par exemple 10 jours de travail pour budgéter un projet puis réviser cette charge au regard de l'avancement du projet.
  • Imputé à date : il s'agit d'une vue à date de l'affaire permettant de constater la situation et le chiffre d'affaires réalisé.
  • Prévisionnel : il s'agit d'une vue en fin de projet pour anticiper l'atterrissage et la rentabilité.

Plus de détails ci-dessous.

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-- Que représente le "Vendu" ?

  • CA vendu - Il correspond au montant défini au contrat. Il est repris du champ "budget" de l'affaire.
  • Charge vendue - Dans une mission au forfait, il n'y a pas d'engagement sur la charge estimée pour délivrer les livrables. Toutefois, une charge estimative est souvent évaluée pour s'assurer que le montant du CA budgété permet d'être rentable. Cette charge budgétée est égale à la somme des charges de chaque affectation facturable ou non de l'affaire.
  • Coût vendu - Il est égal à la somme du coût de chaque affectation facturable ou non d'une affaire. Le coût d'une affectation étant la multiplication de la charge budgétée de l'affectation par le coût journalier du profil affecté.
  • Marge vendue - Cette marge est égale au CA vendu moins le Coût total de l'affaire vendue. Elle s'exprime en montant mais également en %.

-- Que représente le "Budget revisé" ?

Même chose que pour le "vendu" sauf que ces éléments ont été ajustés post signature du contrat avec le client.

Nota bene : CA révisé = CA vendu, sur une affaire au forfait, on ne change pas le montant !

-- Comment est calculé l'"Imputé à date" ?

Prenons un exemple !

Soit une affaire de 60 000 euros avec 2 affectations en cours, 1 terminée et 1 besoin (détails ci-dessous)

  • Charge imputée à date : cela correspond aux imputations pointées dans les feuilles de temps jusqu'à aujourd'hui. Ici, dans cet exemple, 11 jours sont imputés par l'expert Achat et par le Senior Consultant.
  • Coût imputé à date : sans surprise, il s'agit de la somme (jours imputés * coûts journalier) de chaque profil.
  • Maintenant arrêtons-nous un instant sur le CA imputé à date. Il correspond au CA révisé * % d'avancement*. Dans l'exemple, 60000 * 15%

* % d'avancement du projet : Coût Affaire à date / Coût Affaire révisé soit dans notre exemple : 6600 / 44100 = 15%.

  • Marge imputée est égale au CA imputé - le coût à date de l'affaire imputé

-- Que représente le "Prévisionnel" ?

  • CA prévisionnel - il est égal au CA vendu pour une affaire au forfait !
  • Charge prévisionnelle - elle est égale à la somme des charges imputées sur l'affaire dans le passé et dans le futur. On ne le répètera jamais assez, il est important de pré-imputer les temps au démarrage d'une mission et de les ajuster régulièrement pour avoir une vision claire de la charge qui va réellement être nécessaire pour la réalisation de cette mission non seulement pour avoir une vision de la charge mais surtout pour avoir une vision prévisionnelle de la marge !
  • Coût prévisionnel - Il est égal à la somme du coût de chaque affectation d'une affaire.
  • Marge prévisionnelle - C'est ce KPI qui est LE plus important. La mission que je pilote va t elle être rentable ? Y a t il des risque de sortir un Bonus ou un Malus sur la mission ? Elle est égale au CA prévisionnel moins le coût prévisionnel de l'affaire.

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