** Contexte **

Dans toute activité de conseil, la facturation est clé et requiert une vigilance accrue. Whoz fournit l’ensemble des données qui sont nécessaires à la bonne gestion de votre facturation.


** Bénéfices ** 

  • Sécurité : le cycle de facturation est réalisé de bout en bout, aucune rupture n’est possible entre Whoz et la solution de facturation 
  • Productivité : le temps de ressaisie et de validation des éléments à facturer est réduit 
  • Optimisation : le chiffre d’affaires mensuel est durablement consolidé pour un meilleur suivi

** Qui est concerné ? **
Les personnes en charge de la facturation sont les porteurs des affaires et les administrateurs. Ils ont la possibilité de modifier/supprimer/invalider les éléments de facturation avant transmission.


** Fonctionnement ** 

1) Whoz prépare les données afin de traiter la facturation dans un outil tiers. Les éléments de facturation sont générés dans l’onglet ‘Suivi Financier’ de chaque affaire disponible depuis le module ‘Ventes’.

a) Cas des prestations au Forfait

Les éléments de facturation sont créés manuellement par le porteur de l’affaire ou l’administrateur. Pour créer un élément de facturation, l’utilisateur doit renseigner :

  • Nom de l’élément (facultatif)
  • Mois (obligatoire)
  • Quantité (obligatoire)
  • Prix unitaire(obligatoire)
  • Bon de commande (facultatif)
  • Code d’imputation (facultatif)

b) Cas des prestations en régie

Deux cas sont possibles :

  • Les éléments de facturation sont générés automatiquement d’après les imputations dans les feuilles de temps à leur passage en statut ‘Validé’ par le manager sur un mois donné.  
  • Les éléments de facturation sont créés manuellement depuis l’onglet suivi financier d’une affaire. Cette création manuelle empêchera en cas de validation d’une feuille de temps de générer une ligne de facturation en doublon. La donnée manuelle faisant foi.

NB :  

  • Si l’affaire est en régie et qu’aucune imputation n’a été faite sur le mois en cours, alors aucun élément de facturation ne peut être déclenché automatiquement dans l’application Whoz. 
  • Si une feuille de temps a été invalidée, alors elle ne peut pas déclencher d’élément de facturation.

2) Les éléments de facturation sont disponibles selon 3 statuts : 

  • ‘Brouillon’ : statut par défaut lors de la création manuelle d’un élément de facturation  
  • ‘Validé’ : statut apposé lorsque tous les éléments de facturation ont bien été validés par le porteur de l’affaire ou l’administrateur. Par défaut, ce statut est défini lors de création automatique d’un élément de facturation en régie
  •  ‘Transmis’ : statut indiquant que la ligne de facturation a été transmis à la solution de facturation  

N.B : Seuls les éléments de facturation en statut ‘Validé’ peuvent être transférés à votre outil de facturation. Les éléments de facturation passeront alors en statut ‘Transmis’.

N.B : Seul l’administrateur de votre solution Whoz est habilité à pouvoir modifier un élément de facturation au statut ‘Transmis’.

3) Autres informations complémentaires

  • La notion de période n’est pas obligatoire dans le transfert des éléments de facturation de votre application Whoz vers votre outil de facturation. Il est toutefois recommandé de l’effectuer mensuellement.  
  • Une alerte sera affichée si une modification d’un élément de facturation a été effectuée post-transmission dans votre application Whoz. 
  • Pour toute régularisation d’un élément de facturation post-transmission, le report devra se faire manuellement dans votre outil de facturation référent. L’élément de facturation modifié ne pourra être transmis à votre solution de facturation.

** Outils de facturation connectés **

  • Nous avons mis en place un connecteur avec le logiciel de facturation : Sellsy. 
  • De nouveaux connecteurs vers d’autres outils de facturation verront le jour prochainement.  

** Liens utiles **  

 ** Point d'attention **

  • Votre application Whoz ne se substitue aucunement à votre outil de facturation.
  • Whoz est un fournisseur de données qui permet le transfert de données commerciales manuel ou automatique vers une application tierce (ex : outil de gestion commerciale)
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